Datenaustausch

Plattform für den Datenaustausch zwischen Kunden und Treuhänder

Konnektoren

Universelle Konnektoren z.B. ERP Kunde und Fibu Treuhänder

Kundennutzen

Kundennutzen generieren z.B. Rechnungserkennung mit OP-Generierung und Workflow Freigabe

Optive Treuhand Transfer Plattform (OTTP)

Grundidee

Trotz innovativeren Softwarelösungen und neuen Technologien bleibt das Treuhandwesen noch immer sehr papierlastig. Zudem werden durch die ansteigenden Anforderungen und Erwartungen immer mehr Tools in der Unternehmung benötigt, welche wiederum wahlweise in einer Filestruktur ihre Daten ablegen.

Als wäre dies nicht schon genug, kommen weitere gesetzliche Vorschriften dazu, welche es erschweren, Compliance zu gewährleisten und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Der Wunsch zu einem digitalen Datenaustausch mit dem Kunde wächst auf beiden Seiten.

Die Optive AG stellt den Treuhändern eine universelle Plattform auf Basis der eigenen Infrastruktur oder der Optive ELO Cloud zur Verfügung. Diese dient als Drehscheibe zwischen den Treuhand Kunden und dem Treuhänder selbst und ermöglicht den universellen Dokumenten- und Datenaustausch zwischen diesen.

Der Treuhänder kann dem Kunden Mehrwerte anbieten, wie z.B. durch die gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten wie Kreditoren, Dokumentenoutput wie Debitoren und Aufträge inkl. strukturierte Ablage nach KMUarchiv. Über frei definierbare Konnektoren können Dokumente empfangen, verarbeitet und auch weitergeleitet werden. Als Basis dient die ELO ECM Suite (DMS/ECM/EIM), welche auf einem gesetzeskonformen, revisionssicheren Archiv aufgebaut ist und zusätzliche Funktionen anbietet wie das Dokumentenmanagement und die Workflow-Komponente.

«ELO next Generation by Optive» für den virtuellen CFO

Mandatsverwaltung

Dem Treuhänder wird durch die Plattform die Verwaltung seiner Mandate gewährleistet. Da die ELO ECM Suite mandantenfähig ist, hat der Treuhänder den Überblick über seine Mandate sowie der ausstehenden Pendenzen

Die Entscheidung liegt beim Treuhänder, ob er die Dokumentenverwaltung und Aufbewahrung für seine Kunden mitübernimmt, oder die Verantwortung beim Kunden selber liegt. Vorausschauend macht es durchaus Sinn, dass alle Dokumente vom Kunden beim Treuhänder liegen. Der Vorteil dadurch ist, dass der Kunde dann ebenfalls auf die Archivdaten zugreifen kann, je nach Ausprägung des verwendeten Clients.

Mit der ELO ECM Suite und deren Modulvielfalt bieten wir eine universale Drehscheibe an, um den elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch zu gewährleisten. Über universelle Konnektoren können Dokumente empfangen, verarbeitet und weitergeleitet werden.

Darüber hinaus können folgende mögliche Kundenszenarien (aus Sicht des Treuhänders) abgebildet werden:

Variante 1
Variante 2
Variante 3

Highlights

1. Enterprise Content Management (ECM)

Als Basis dient die ELO ECM Suite als zentrale Informationsinsel. Dank dem gesetzeskonformen, revisionssicheren Archivserver gewährleisten wir die Einhaltung der Compliance. Das integrierte Dokumentenmanagement (DMS) und die Workflow Komponente runden das Ganze ab und ermöglichen eine effiziente, Digitale Büroorganisation.

2. Collaboration/Zusammenarbeit

Die Optive Treuhand Transfer Plattform (ottp) dient nicht nur als Drehscheibe zwischen Treuhänder und seinen Kunden, sondern ermöglicht auch eine direkte Kommunikation zwischen den Parteien über den ELO Feed oder alternative über ELO Teamroom. Dokumente können live kommuniziert und somit Unklarheiten beseitigt werden.

3. Kreditorenautomatisierung

Ob die Rechnung physischer oder elektronischer Form daherkommen, ist nicht entscheidend. Wir können die über die ottp von einer einfachen Rechnungserkennung, bis hin zur selbstlernenden, intelligenten Rechnungserkennung unterschiedliche Lösungen anbieten. Dank universeller Konnektoren ist es unbedeutend, was für ein ERP- und Fibu Sytem im Einsatz ist.

4. Mobiler Zugriff

Dank mobilem Zugriff via Smartphone/Tablet und Web Browser können Sie jederzeit weltweit auf die Daten zugreifen. Des Weiteren gibt der mobile Zugriff die Möglichkeit, an Workflows teilzunehmen und somit z.B. Kreditoren von unterwegs freizugeben. Diese und weitere Funktionen stellen wir dem Treuhänder und seinen Kunden zur Verfügung und ermöglichen so ein gemeinsames, ortsunabhängiges Arbeiten.

5. Kunden Zugriff

Ermöglichen Sie dem Kunden den Zugriff auf seine Dokumente. Dies kann auf Ihrer Infrastruktur geschehen oder auf einer eigenständigen Kundeninstanz auf unserer Optive Cloud im Schweizer Rechenzentrum. Dadurch bleiben Sie flexibel und können Ihre eigene Organisation weiterführen.

6. Optive ELO 4 Treuhand

Durch die Verwendung von einheitlich strukturierter Ablagestrukturen und Masken gelten gleiche Regeln für alle. Trotzdem ist das System flexibel und lässt sich anpassen. Viele Funktionen des Büroorganisationstools ELO ECM Suite erleichtern das tägliche Arbeiten z.B. mit Haftnotizen, Klemmbrett, Aufgaben usw. Ein riesiger Nutzen entsteht durch den Zugriff auf die Dokumente des Vorjahres.

Funktionsumfang

  • ELO 4 Treuhand, strukturierter Archivaufbau für ALLE
  • Gesetzeskonforme, revisionssichere Ablage aller Dokumente (Compliance)
  • Plattform für Datenaustausch und Zugriff zwischen Kunden und Treuhänder
  • Universelle Konnektoren z.B. ERP Kunde und Fibu Treuhänder
  • Rechnungserkennung und OP-Generierung mit Workflow-Freigabe
  • Automatische Debitorenablage und Buchung durch den Kunden
  • Betrieb über Optive ELO Cloud oder auf eigener Infrastruktur
  • Mobiler Zugriff via App für Smartphone/Tablet und Web Browser
  • ELO Analytics für individuelle Dashboards des virtuellen CFO

Umfang je nach gewähltem Paket

Erweiterungen

  • Optive Capture Fibu; Einfache Rechnungserkennung und OP-Generierung in der Finanzbuchhaltung
  • Optive Approval Portal; Einfach Rechnungsfreigabe via Smartphone/Tablet
  • Optive DocPortal; Web Plattform rein für Kontierung und Freigabe von Kreditoren Rechnungen
  • Optive COLD; Massenarchivierung von Output z.B. Debitoren, Leistungsausweise usw.
  • ELO DocXtractor; Selbstlernende, intelligente Rechnungserkennung und OP-Generierung in der Finanzbuchhaltung
  • ELO Business Solutions; Contract, Personnel File, Recruiting, Visitor, Knowledge, Teamroom, Learning, Public Sector

Über Optive

Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unseren Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir deshalb als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS), der Archivierung und der Workflowoptimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support begleiten wir Sie auf dem Weg zur Digitalen Büroorganisation.
Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

Kontakt

9 + 9 =